Загрузка данных из систем управления гостиницами компании HRS Opera V2.5+ и Fidelio Suite 8

1. Назначение.

Данная обработка предназначена для загрузки финансовых данных из систем управления гостиницами компании HRS Opera V2.5+ и Fidelio Suite 8, (версия формата выгрузки BOF-EXP-CSV-05-11-04) в конфигурацию 1С:Бухгалтерия (2.0 или 3.0) на платформе 1С:Предприятие 8. Схема функционирования обработки представлена на рис.1.

Рис. 1. . Схема функционирования

2. Загрузка файлов

Загрузка файлов выгрузки системы Фиделио, расширения «cvs», осуществляется из выбранного каталога локального компьютера или сети, созданных в период загрузки (закладка настройки).

В процессе загрузки файлы построчно разбиваются на транзакции и заполняют таблицу файла, затем путем выборки заполняются промежуточные таблицы с одновременным поиском существующих данных 1С.

Обработку можно настроить на один из трех режимов работы по загрузке услуг

Режимы загрузок:

1)      Загрузка по «отгрузке» данные берутся из файлов с аббревиатурой «cd» - загружаются все услуги оказанные гостю за каждый день из выбранного периода (документы реализации создаются каждый день и включаю в себя услуги оказанные гостю в этот день)

2)      Загрузка по «отъезду» данные берутся из файлов с аббревиатурой «co» - загружаются все услуги только по выехавшим гостям в день выезда

(например, гость проживал в период 20.03.xxxx по 04.04.хххх по данному гостю будет загружена одна реализация от 04.04.xxxx , которая будет содержать в себе все оказанные услуги за указанный период )

3)      Загрузка по «отъезду+не выехавшие на конец месяца» данные берутся из файлов с аббревиатурой «co» и «cu» Данный режим аналогичен предыдущему. Отличие заключается в том, что на конец каждого месяца будут загружены все услуги по не выехавшим гостям.

По данным предыдущего примера:  будут созданы 2 реализации первая от 31.03.xxxx, которая будет содержать все услуги за период с 20.03.xxxx по 31.03.xxxx как услуги по не выехавшему гостю и вторая реализация от 04.04.хххх (дата выезда гостя) с услугами за период 01.04.хххх по 04.04.хххх

3. Загрузка и создание контрагентов.

При загрузке данных, контрагенты создаются автоматически на основании данных файлов csv.

После создания,  контрагенту автоматически присваивается уникальный номер (код профайла Fidelio, уникальность номеров профайлов должна соблюдаться на стороне Fidelio), по которому в дальнейшем происходит поиск ранее созданных контрагентов. Так же для профайлов с типом “COMPANY” предусмотрен поиск по ИНН, при условии, что поле ИНН будет добавлено в файлы выгрузки (при стандартной выгрузке из Fidelio данное поле не выгружается).

Обработку можно настроить как на загрузку «обезличенных» данных по физ.лицам (Тип Профайла гостя Individual ) - все данные по таким гостя будут объединяться на одного контрагента(например «Гость» или «Физ.Лицо») , что позволяет уменьшить число создаваемых документов ,  так и с детализацией по каждому гостю (на каждого гостя создается отдельный контрагент), но увеличивается время загрузки и обработки данных.

4. Загрузка номенклатуры.

Загрузка номенклатуры происходит аналогичным способом , как у справочника контрагенты. В качестве идентификатора для поиска ранее загруженной номенклатуры используется код услуги из Fidelio Обработка позволяет загружать как услуги (обычные или агентские), так и товары.   

5. Загрузка документов.

Обработка позволяет автоматически создавать следующие виды документов :

1. Реализация Товаров Услуг

2. Приходный Кассовый Ордер

3. Расходный Кассовый Ордер

4. Поступление на р/с

5. Списание с р/с

6. Оплата платежными картами (для редакции БП 3.0)

Загрузка документов происходит согласно рекомендациям компании HRS, а именно

1) Если ночной аудит проводится после 12 часов ночи, то системная дата транзакции отличается от реальной календарной даты транзакции для всех транзакций, сделанных между 12 часами ночи и моментом смены системной даты во время ночного аудита. Чтобы итоги загрузки в бухгалтерскую систему совпадали с балансовыми отчѐтами в системе управления гостиницей, при загрузке данных в бухгалтерскую систему в качестве даты транзакции необходимо использовать системную дату транзакции.

2) Для восстановления счѐта гостя на стороне бухгалтерской системы после выезда гостя, необходимо обрабатывать все три файла с признаками co и po. Транзакции группируются по полю FSQID. Учитываться должны только транзакции с ненулевым значением поля TGACR (для оплат) или поля TGADE (для услуг и пакетных начислений).

Особенностью обработки является то, что она позволяет повторно загружать данные за один и тот же период , без повторного создания документов..

6. Дополнительно.

При работе с обработкой следует учитывать следующие моменты

1. Обработка никак не связана с самой программой Fidelio. Все данные обработка получает из выгруженных файлов. Для корректного восстановления данных на стороне 1с , прежде всего необходимо правильно настроить выгрузку из Fidelio

2. Для облегчения работы пользователей с обработкой , настройки введенные пользователем сохраняются автоматически. Если планируется работа нескольких пользователей с обработкой , необходимая настройка обработки производится для каждого пользователя под его учетной записью.  Необходимо соблюдать идентичность настроек для разных пользователей.

3. Для правильного определения типа оплата (наличный расчет , безналичный расчет, оплата по карте) в обработке предусмотрен специальный механизм определения типа оплаты по коду fidelio , соответствующему данному виду оплаты. Если в Fidelio будет добавлен новый вид оплаты , необходимо код такой оплаты внести в обработку, иначе в систему 1с не будут загружены документы соответствующие этому коду оплаты.

4.  Для конфигурации 2.0 нет специального документа по отражению оплат по картам, в связи с чем, пользователю необходимо определиться какими документами должны отражаться такие виды оплат.

7. Уникальность решения.

Обработка выполнена в виде внешнего модуля, изменений в конфигурации не требуется. Несколько режимов загрузки. Каждое внедрение данного решения индивидуально настраивается под нужды клиента.

8. География внедрения. 

Москва, Краснодарский край, Хакасия, Мордовия, Татарстан.
За пределами РФ: Азербайджан, Казахстан.